Tez teslim sistemi, bir arşiv birimi ya da elektronik dosya sistemi sizden belgeyi "PDF/A formatında" istedi. İlk tepki genellikle şu: "Dosya zaten PDF, açılıyor, okunuyor. Bu A da ne?" PDF/A'nın farkı bugünde değil, yirmi yıl sonrasındadır. Bu yazıda PDF/A nedir, ne işe yarar, PDF'i PDF/A'ya nasıl dönüştürürsünüz ve PDF/A-1b, 2b, 3b arasındaki fark ne, hepsini sade bir dille anlatıyoruz.
PDF/A nedir?
PDF/A, belgelerin uzun süre saklanması için tanımlanmış bir PDF alt kümesidir; ISO 19005 numaralı uluslararası standarttır. Sondaki A, "Archive" yani arşiv demektir. Amacı tek cümle: dosya bugün nasıl görünüyorsa, onlarca yıl sonra başka bir bilgisayarda, başka bir programla açıldığında da tam öyle görünmeli.
Bunun için PDF/A, sıradan PDF'te serbest olan bazı şeyleri yasaklar ya da zorunlu kılar:
- Bütün yazı tipleri dosyanın içine gömülür. Bilgisayarda yüklü yazı tipine güvenilmez.
- Şifreleme yasaktır. Parolası unutulmuş bir arşiv belgesi hiçbir işe yaramaz.
- JavaScript, ses ve video yasaktır. Gelecekte çalışıp çalışmayacağı belli olmayan içerik olmaz.
- Dış kaynaklara bağımlılık olmaz. Görseller ve yazı tipleri internetteki bir adresten yüklenmez.
- Renkler cihazdan bağımsız tanımlanır. Dosyada bir renk profili bulunur; kırmızı her ekranda aynı kırmızıdır.
- Belge, PDF/A olduğunu kendi meta verisinde beyan eder.
Yeti'nin notu: PDF/A, belgeyi buzun içinde saklamak gibidir. Yirmi yıl sonra çıkardığınızda hâlâ taze. Ben bu işten anlarım.
PDF/A-1b, 2b, 3b farkı ne?
Rakam sürümü, harf uyum düzeyini gösterir.
| Sürüm | Yıl | Öne çıkan özellik |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | 2005 | İlk ve en katı sürüm; saydamlık ve katmanlar yasak |
| PDF/A-2 | 2011 | Saydamlık, JPEG2000 ve katmanlara izin verir |
| PDF/A-3 | 2012 | PDF/A-2'ye ek olarak her tür dosyanın eklenmesine izin verir |
| PDF/A-4 | 2020 | PDF 2.0 tabanlı en yeni sürüm |
Harfler:
- b (basic): belgenin görünümü korunur. En çok istenen düzey budur.
- a (accessible): görünüme ek olarak belgenin yapısı (başlıklar, paragraflar, okuma sırası) etiketlenir; ekran okuyucular için gerekir.
- u (Unicode): bütün metin Unicode olarak çıkarılabilir; PDF/A-2 ve 3'te bulunur.
PDF/A-3'ün dosya ekleme özelliği e-fatura dünyasında önemlidir: Almanya'daki ZUGFeRD ve Fransa'daki Factur-X, insanların okuduğu PDF'in içine makinelerin okuduğu XML faturayı ekler.
Hangi PDF/A sürümünü seçmeliyim?
Kurum belirli bir sürüm söylüyorsa onu seçin. Söylemiyorsa:
- PDF/A-2b çoğu durumda doğru seçimdir; modern PDF'lerin çoğunu kalite kaybı olmadan karşılar.
- PDF/A-1b'yi yalnızca açıkça istendiğinde seçin; gölge ve yarı saydam logo gibi saydamlık içeren belgelerde sorun çıkarabilir.
- PDF/A-3b, belgenin içine başka dosyalar (bir XML ya da kaynak tablo) eklemeniz gerekiyorsa.
PDF, PDF/A'ya nasıl dönüştürülür?
- PDF'ten PDF/A'ya aracını açıp PDF'i seçin.
- Seviyeyi seçin; araç varsayılan olarak PDF/A-2b önerir.
- Dönüştürün ve indirin.
Dönüştürme tarayıcınızda yapılır; tez, sözleşme ya da dava dosyası gibi belgeler bir sunucuya gitmez.
Dönüştürmeden önce belgeyi hazırlamak
PDF/A dönüştürmede en çok sorun çıkaran şeyler önceden kolayca temizlenir:
- Parolayı kaldırın. Şifreli dosya PDF/A olamaz. Parolasını biliyorsanız PDF Kilidini Aç ile kaldırın.
- Formları ve yorumları düzleştirin. PDF Düzleştir bunları sayfanın parçası yapar.
- Betikleri ve ekleri temizleyin. Belgeyi Temizle JavaScript'i, eylemleri ve gömülü dosyaları kaldırır (PDF/A-3 kullanacaksanız ekleri koruyun).
- Başlık ve yazar bilgisini doldurun. Arşivlerde bu bilgiler aranır; Belge Özellikleri ile düzenleyin.
Belge çok karmaşıksa araçtaki "Sayfaları görüntüye dönüştür" seçeneği her sayfayı görüntü olarak yeniden kurar. Uyumluluk sorunlarının çoğunu çözer ama metin seçilemez ve aranamaz hâle gelir; son çare olarak kullanın.
Dönüştürdükten sonra mutlaka doğrulayın
Dosyanın adında "PDF/A" yazması ya da meta verisinde PDF/A olduğunu söylemesi, gerçekten uyumlu olduğu anlamına gelmez. Teslimden önce bağımsız bir doğrulayıcıyla kontrol edin. PDF Association'ın desteklediği açık kaynak veraPDF bu iş için yaygın ve ücretsizdir. Kurumların teslim sistemleri de çoğu zaman yükleme sırasında kontrol yapar.
Doğrulayıcının en sık üç mesajı: "font not embedded" gömülmemiş yazı tipi, "transparency" saydamlık, "encryption" şifreleme. Üçü de yukarıdaki hazırlık adımlarıyla genellikle çözülür.
Sık sorulan sorular
PDF/A ile PDF arasındaki fark nedir?
PDF/A, kuralları sıkılaştırılmış bir PDF'tir: yazı tipleri gömülü, şifre yok, dış bağımlılık yok. Her PDF/A bir PDF'tir ama her PDF, PDF/A değildir.
PDF/A uyumlu ne demek?
Belgenin ISO 19005 standardındaki kurallara gerçekten uyduğu ve bir doğrulayıcıdan geçtiği anlamına gelir. Yalnızca "PDF/A olarak kaydedildi" demek yetmez.
PDF/A dosyası düzenlenebilir mi?
Teknik olarak evet, ama düzenleyince uyumluluk bozulabilir. Değişiklikten sonra yeniden dönüştürüp doğrulayın.
Word'den doğrudan PDF/A kaydedebilir miyim?
Word'ün "Farklı Kaydet > PDF > Seçenekler" bölümünde "ISO 19005-1 uyumlu (PDF/A)" seçeneği vardır; bu PDF/A-1 üretir. Kurum 2b istiyorsa PDF'ten PDF/A'ya ile dönüştürün.
PDF/A dosyası neden büyük?
Bütün yazı tipleri ve renk profili gömüldüğü için normal PDF'ten biraz büyük olabilir. Bu, arşivlenebilirliğin bedelidir.
Kısaca
PDF/A, belgenin yıllar sonra da aynı görünmesi için kuralları sıkılaştırılmış bir PDF'tir. Özel bir sürüm istenmiyorsa PDF/A-2b seçin; parolayı kaldırın, formları düzleştirin, betikleri temizleyin ve teslimden önce veraPDF ile doğrulayın.