"PDF'i imzalayıp geri gönderir misiniz?" Kulağa basit geliyor, ta ki yazıcının mürekkebi bitmiş, tarayıcı da hiç olmamışken bunu duyana kadar. Eski yöntem: yazdır, imzala, tara, gönder. Yeni yöntem: PDF'e imzayı ekranda ekle, gönder. "PDF imzalama" aramasının bu kadar popüler olmasının sebebi, herkesin ikinci yolu araması.
Ama dikkat: "imzalayın" cümlesi iki çok farklı şey anlamına gelebilir. Karşı taraf bazen yalnızca imzanızın sayfada görünmesini ister; bazen de elle atılmış imzayla aynı hukuki gücü taşıyan bir e-imza bekler. Bu yazıda PDF'e imza eklemeyi adım adım anlatıyor, sonra görsel imza, e-imza ve dijital imza farkını sade bir dille açıklıyoruz. Hukuki danışmanlık değildir, ama doğru soruyu sormanıza yardımcı olur.
PDF'e imza nasıl eklenir?
PDF İmzala aracıyla, yazıcısız ve tarayıcısız:
- PDF'i seçin.
- İmzanızı oluşturun: parmağınızla ya da fareyle çizin, adınızı yazın (el yazısı yazı tipine çevrilir) ya da kâğıda attığınız imzanın fotoğrafını yükleyin.
- İmzayı sayfada istediğiniz yere sürükleyin, boyutunu ayarlayın.
- Gerekiyorsa paraf, ad soyad ve tarih ekleyin. Parafın her sayfada olması gerekiyorsa "Tüm sayfalara uygula" deyin.
- İmzalayıp indirin.
Kaydettiğiniz imzalar bir dahaki sefere bu tarayıcıda hazır bekler. İmza tarayıcınızda eklenir; ne belgeniz ne de imzanızın resmi bir sunucuya gönderilir. İmzanızın bir yerlerde dolaşmaması iyi bir şey.
Yeti'nin notu: Benim imzam bir pati izi. Sizinki muhtemelen daha okunaklıdır, ama ikisi de aynı şekilde eklenir.
Telefonda PDF imzalama
PDF İmzala telefonun tarayıcısında da çalışır ve parmakla imza atmak, fareyle atmaktan çok daha doğal görünür. WhatsApp ya da e-postayla gelen PDF'i indirin, araçta seçin, ekrana imzanızı çizin.
iPhone'da ayrıca yerleşik bir yol var: Dosyalar ya da Mail uygulamasında PDF'i açın, İşaretleme simgesine dokunun ve + > İmza ekleyin. Hızlıdır; ama paraf, tarih ve çok sayfalı belgeler için ayrı bir araç daha rahattır.
Görsel imza, e-imza ve dijital imza: fark ne?
Görsel imza. İmzanızın resmi: ekrana çizdiğiniz, yazdığınız ya da fotoğrafını çektiğiniz imza. PDF'in üstüne bir görsel olarak yerleşir. Belgeyi kimin imzaladığını teknik olarak kanıtlamaz; ama tarafların anlaştığı birçok durumda imza olarak kabul edilir.
Elektronik imza. Hukuki bir üst kavram. AB'deki eIDAS Tüzüğü elektronik imzayı üç düzeyde tanımlar: basit, gelişmiş ve nitelikli. E-postanın altına adınızı yazmak da, PDF'e imza resmi eklemek de "basit elektronik imza" sayılabilir. Yalnızca nitelikli elektronik imza AB genelinde elle atılmış imzayla eşdeğerdir.
Dijital imza. Teknik bir kavram. Size özel bir sertifika ve şifreleme anahtarıyla belgenin içeriğinden bir "parmak izi" çıkarılır. PDF okuyucu imzanın geçerli olup olmadığını ve imzadan sonra belgenin değişip değişmediğini gösterir. Nitelikli elektronik imzalar bu teknolojiyle atılır.
E-imza ile PDF imzalama nasıl yapılır?
Türkiye'de 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre güvenli elektronik imza (halk arasında e-imza), elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Bu imza, yetkili bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısından alınan nitelikli sertifikayla atılır: genellikle bir USB token, akıllı kart ya da mobil imza ile. İmzalama da sağlayıcının ya da kurumun imzalama uygulamasıyla yapılır.
Kanun bazı işlemleri bunun dışında tutar: resmî şekle ya da özel bir merasime bağlı işlemler (örneğin tapuda yapılan devirler) ve teminat sözleşmeleri e-imzayla bile yapılamaz.
Mahkemeye elektronik dilekçe vermek, kamu ihalelerine katılmak ya da bazı resmî başvurular için bu tür imza gerekir. Görsel imza bu işlerin yerine geçmez. Başka ülkelerde de mantık benzer: ABD'de ESIGN Yasası ve UETA çoğu işlem için elektronik imzayı geçerli sayar ama vasiyetname gibi istisnalar vardır.
Görsel imza ne zaman yeterli?
Günlük işlerin büyük çoğunluğunda:
- Şirket içi onaylar, izin formları, masraf beyanları
- Karşı tarafın taranmış imzayı kabul ettiği teklifler ve ticari yazışmalar
- Teslim tutanakları, katılım formları, okul ve kulüp belgeleri
- Kiracı ile ev sahibi arasında, iki tarafın da kabul ettiği belgeler
Emin değilseniz belgeyi isteyene sormak en kısa yoldur: "Görsel imza yeterli mi, yoksa e-imza mı gerekiyor?"
İmzadan sonra yapılması iyi olanlar
- Formu doldurduysanız düzleştirin. Doldurulabilir alanlar imzadan sonra değiştirilebilir. PDF Düzleştir alanları sayfanın parçası yapar. Formu önce Form Doldur ile doldurabilirsiniz.
- Orijinali saklayın. İmzalı ve imzasız sürümleri ayrı adlarla tutun.
- Şifrelemenin ne yaptığını bilin. PDF Şifrele belgeyi yetkisiz kişilerden korur, ama dijital imza gibi "imzadan sonra değişmedi" kanıtı sunmaz.
Sık sorulan sorular
PDF imzalama ücretsiz mi?
Evet. PDF İmzala ücretsizdir; hesap açmanız ya da imzanızı bir yere kaydettirmeniz gerekmez.
Adobe olmadan PDF nasıl imzalanır?
Tarayıcıda PDF İmzala aracını kullanın; Adobe ya da başka bir program kurmanız gerekmez. Mac'te Önizleme, iPhone'da İşaretleme de görsel imza ekleyebilir.
Görsel imza hukuken geçerli mi?
Duruma göre. Tarafların kabul ettiği birçok günlük işte yeterlidir; elle atılmış imzayla aynı hukuki sonucu doğurması gereken işlerde (mahkeme, bazı resmî başvurular) nitelikli e-imza gerekir.
PDF'e imza resmini nasıl eklerim?
Beyaz bir kâğıda koyu kalemle imzanızı atın, fotoğrafını çekin ve PDF İmzala'da "yükle" seçeneğiyle ekleyin. Düz ışıkta çekilmiş, gölgesiz bir fotoğraf en temiz sonucu verir.
İmzalı PDF'i başkası değiştirebilir mi?
Görsel imza eklenmiş bir PDF teknik olarak düzenlenebilir. Değişikliğin kanıtlanması gerekiyorsa sertifikalı dijital imza kullanın.
Kısaca
| İhtiyaç | Doğru araç |
|---|---|
| İmzanın sayfada görünmesi, karşı taraf kabul ediyor | Görsel imza |
| İmzalayanın kimliğinin ve belgenin değişmediğinin kanıtı | Dijital imza |
| Elle atılmış imzayla aynı hukuki sonuç | Nitelikli / güvenli elektronik imza |
Yeti'deki imza aracı birinci satır içindir ve bunu açıkça belirtir. Yazıcı ve tarayıcı derdini ise tamamen bitirir.